Pentru evidenta sarcinilor specifice activitatii notariale este necesar un instrument adecvat, care poate imbraca forma unei agende pe hartie sau a unei agende electronice.
Desi tehnologia continua sa cucereasca domeniul notarial, agenda pe hartie, instrument clasic de administrare a activitatii care se desfasoara in cadrul unui birou individual sau al unei societati profesionale notariale, ramane o optiune pentru multi dintre noi.
Nascuta din dorinta de a crea un cadru unitar pentru gestionarea sarcinilor, agenda biroului notarial, pe de o parte, raspunde nevoii de organizare a activitatii notariale si, pe de alta parte, ofera o imagine a acestei activitati pe unitati temporale (zi, saptamana, luna, an).
RECOMANDARI PENTRU UTILIZARE
1. Pagina dedicata exclusiv enumerarii sarbatorilor legale in care activitatea institutiilor si autoritatilor publice este suspendata are rolul de a facilita organizarea activitatii biroului individual notarial sau a societatii profesionale notariale.
2. Formatul o pagina pe zi, de luni pana vineri, pentru fiecare saptamana a anului, permite organizarea atat a sarcinilor care se circumscriu sferei procedurii actelor notariale, cat si a unor activitati conexe. Pagina dedicata unei zile permite organizarea pe intervale orare a actelor si procedurilor notariale, o evidenta a corespondentei oficiale, prioritizarea sarcinilor, precum si notarea noutatilor legislative cu incidenta in activitatea notariala.
3. Intrucat aspectul statistic este unul prezent in activitatea notariala, partea reprezentand Obligatiile profesionale periodice cuprinde o serie de tabele prin care se urmareste facilitarea intocmirii statisticilor care revin in sarcina notarilor publici. Este inclus un tabel sinoptic privind obligatiile declarative specifice activitatii notariale, cu indicarea tipului de document, a institutiei la care se depune acesta si a termenului de depunere. Acesta este completat cu tabelele pentru consemnarea lunara a contributiilor datorate Casei de Pensii a Notarilor Publici din Romania, a cuantumului impozitului pe veniturile din transferul proprietatilor imobiliare din patrimoniul personal, a tarifelor pentru serviciile furnizate de CNARNN-INFONOT, a tarifelor pentru serviciile furnizate de Agentia Nationala de Cadastru si Publicitate Imobiliara, a tarifelor datorate pentru serviciile furnizate de Camera Notarilor Publici, precum si a contributiei datorate Camerei Notarilor Publici.
4. Deoarece activitatea notariala se desfasoara intr-un cadru profesional organizat, sunt cuprinse si date relevante (adrese, numere de telefon, numere de fax, adrese de e-mail) ale Uniunii Nationale a Notarilor Publici din Romania, ale Institutului Notarial Roman, ale CNARNN-INFONOT, ale Camerelor Notarilor Publici, ale Agentiei Nationale de Cadastru si Publicitate Imobiliara, precum si ale Biroului/Serviciului economic din cadrul oficiilor teritoriale de cadastru si publicitate imobiliara.
